Sākumlapa / Horizon Start / Programmas iespējas / Finanšu vadība / Virsgrāmata
Virsgrāmata uzskatāmi un precīzi ļauj uzskaitīt uzņēmuma finansiālās darbības rezultātu un nodrošina budžeta sastādīšanu un izpildes kontroli. Virsgrāmatas pamatā ir elastīga kontu plāna un dimensiju veidošanas tehnoloģija, kas piemērota jebkura līmeņa finanšu uzskaitei, arī organizācijām ar komplicētiem grāmatvedības uzskaites principiem.
Kontu plāns
Budžets
Virsgrāmatas operācijas
Vadības grāmatvedība
Kontu plāns
Uzņēmuma vai iestādes finansiālās darbības rezultāti tiek apkopoti virsgrāmatā, izmantojot kontu plāna mehānismu un dubulto ierakstu grāmatvedības kontos. Sistēmā var izveidot uzņēmuma vai iestādes darbības un grāmatvedības uzskaites specifikai atbilstošu kontu plānu — sistematizētu un hierarhisku kontu sarakstu ar atbilstoši piešķirtiem kontu kodiem.
Kontu plāna funkcionalitātes iespējas:
-
iespēja izveidotajiem kontiem pievienot analītiskos kontus, kas ļauj veikt grāmatvedības datu detalizētu analīzi līdz nepieciešamajam līmenim;
- viegli papildināt un pārveidot kontu plānu, atbilstoši uzņēmuma vai organizācijas vajadzībām;
- detalizācija līdz desmit līmeņiem ar garumu līdz desmit simboliem;
- iespēja pieļaut aprakstīt dažādus kontu plānus, piesaistot tos vajadzīgajam laika periodam.
Dimensijas
Ļoti bieži uzņēmumam vai iestādei ir nepieciešams detalizēt grāmatvedības informāciju, lai novērtētu atsevišķu struktūrvienību darbu, analizētu atsevišķus izmaksu posteņus vai finansējuma izlietojumu. Horizon Start šim nolūkam piedāvā izmantot sešas kontu dimensijas, tas ir, īpaši definētus sarakstus (klasifikatori), kurus pēc nepieciešamības iespējams aktivizēt vai deaktivizēt un piesaistīt kādai no dokumentu grāmatojumu pusēm. Izmantojot dimensijas, nepieciešamos datus papildus var klasificēt, piemēram, pēc:
- Struktūrvienībām;
-
Izmaksu posteņiem jeb EKK (ekonomiskās klasifikācijas kodiem) valsts pārvaldes un pašvaldību iestādēs;
- Finansējuma posteņiem;
- Valsts funkcijām valsts pārvaldes un pašvaldību iestādēs;
- Jebkura cita tipa finanšu rakstura izdevumu vai ieņēmumu centriem.
Dimensijas lietotājs var brīvi definēt.
Katram grāmatvedības kontam var noteikt, kādas dimensijas uz to ir attiecināmas. Piemēram, nelielā uzņēmumā naudas plūsmu var dalīt pa struktūrvienībām, bet klientu saistības parasti ir piesaistītas visam uzņēmumam.
Papildus tiek piedāvāta dimensija “Projekti”, ko, atšķirībā no citām dimensijām, var piesaistīt dokumenta kopējā grāmatojuma līmenī, tādējādi izveidojot dokumentu plūsmas pa projektiem.
Valsts un pašvaldību iestādēm, atbilstoši likumdošanai, ir izveidots klasifikators „Ekonomiskā būtība”, kas vienā grupā ļauj apkopot vairākus pēc rakstura līdzīgus ekonomiskās klasifikācijas kodus jeb EKK.
Papildu dimensijām virsgrāmatas pārskatos un atskaitēs informāciju var skatīt arī citos šķērsgriezumos, kas veidojas no dokumentos iekļautās informācijas un tiek nodotas uz virsgrāmatu. Informāciju var skatīt, piemēram, pēc:
-
Budžeta iestādēm svarīgā institucionālā sektora (komersanti, mājsaimniecības, valsts un pašvaldību iestādes u.c.);
- PVN deklarācijas un to pielikumu aizpildīšanai nepieciešamās darījumu vietas (ES preces, ES pakalpojumi, iekšzeme u.c.).
Minētie mehānismi nodrošina sistēmas elastību informācijas apritē, kas ļauj virsgrāmatas līmenī iegūt atskaites un pārskatus no dokumentiem vai citiem uzskaites objektiem.
Budžets
Horizon Start nodrošina uzņēmuma vai organizācijas budžeta veidošanas funkciju. Budžeta aprakstīšana ir iespējama par dažādiem periodiem (mēnesis, ceturksnis, gads) un dimensijām, piemēram, pēc struktūrvienībām, ieņēmumu un izdevumu posteņiem u.c. Definētie budžeta posteņi ir neatkarīgi no dimensijām un tos var plānot vai pārplānot dažādos laika periodos, veicot korekcijas vai papildinājumus. Veidojot finanšu pārskatus un definējot to aprēķinus, ir iespējams salīdzināt plānoto budžetu ar faktisko budžeta plāna izpildi.
-
Datu apkopošana. Ja budžets ir izveidots mēneša šķērsgriezumā, tad ceturkšņa un gada budžeti veidojas automātiski. Izveidojot budžetu par gadu, sistēma to automātiski aprēķinos sadala proporcionāli pa mēnešiem vai ceturkšņiem;
-
Budžeta aktualizēšana un vēsturisku datu saglabāšana. Veicot grozījumus budžeta plānā, sistēma ņem vērā labojumus attiecīgā laika perioda finanšu aprēķinos, bet sākotnējā budžeta informācija netiek zaudēta;
-
Atskaišu veidošana. Budžeta kopsavilkuma atskaiti var veidot par dažādiem periodiem gan ar dimensijām (struktūrvienības u.c.), gan bez tām;
-
Budžeta kontrole. Risinājums nodrošina iespēju līdzās maksājumu (gan bankas, gan kases) dokumentiem norādīt operatīvu budžeta kontroli. Risinājumā paredzēta iespēja lietotāju tikai brīdināt par budžeta pozīcijas summas pārsniegšanu vai aizliegt lietotājam veidot maksājumu, ja budžetā paredzētā summa jau iztērēta.
Virsgrāmatas operācijas
Horizon Start nodrošina uzņēmuma vai organizācijas budžeta veidošanas funkciju. Budžeta aprakstīšana ir iespējama par dažādiem periodiem (mēnesis, ceturksnis, gads) un dimensijām, piemēram, pēc struktūrvienībām, ieņēmumu un izdevumu posteņiem u.c. Definētie budžeta posteņi ir neatkarīgi no dimensijām un tos var plānot vai pārplānot dažādos laika periodos, veicot korekcijas vai papildinājumus. Veidojot finanšu pārskatus un definējot to aprēķinus, ir iespējams salīdzināt plānoto budžetu ar faktisko budžeta plāna izpildi.
Sākuma atlikumi
Sākot darbu ar sistēmu, ir iespējams norādīt sākuma atlikumus nepieciešamajā detalizācijā, lai nodrošinātu elastīgu pāreju no vecās finanšu uzskaites sistēmas uz jauno, nepārtraucot uzņēmējdarbību.
Valūtu pārrēķini
Veicot darījumus valūtā, attiecīgajos valūtas kontos uzkrātajām summām perioda beigās ir iespējams veikt valūtu pārrēķinu. Tā kā sistēma nodrošina tiešsaistes pieslēgumu valstu centrālo banku (tajā skitā, Latvijas Bankas) mājaslapas aktuālo valūtas kursu informācijai, ātri un precīzi var veikt valūtas konta atlikuma pārrēķinu un valūtas kursa svārstību aprēķinu.
Kontu reformācija
Kontu reformācijas darbības tiek pielietotas, gada beigās slēdzot operāciju kontus. Sistēma automātiski apkopo konkrēta konta atlikumu, noteiktā datumā pārgrāmatojot uz lietotāja norādīto kontu.
Kontu atlikumu pārgrāmatošana
Horizon Start nodrošina kontu atlikumu pārgrāmatošanu, norādot kontu un dimensiju, kuras beigu atlikums tiek pārgrāmatots uz cita norādītā konta un dimensijas sākuma atlikumu. Šo funkcionalitāti var izmantot, piemēram, pārgrāmatojot konta atlikumu gada beigās, atkarībā no EKK.
Starpperiodi
Sistēma atbalsta starpperiodu funkcionalitāti, kas ļauj grāmatot, piemēram, auditoru ieteiktus koriģējošus darījumus, neietekmējot atskaišu rezultātus par pārskata periodā veiktajiem darījumiem. Tādā veidā tiek skaidri nodalīti grāmatvedības darījumi no grāmatvedības uzskaiti koriģējošiem darījumiem.
Kontējumu shēmas un grāmatojumu kontrole
Liela uzmanība tiek veltīta kļūdīšanās iespēju samazināšanai datu ievadīšanā un apstrādāšanā. Sistēmā ir iestrādātas kontroles (obligāti aizpildāmie lauki, aprēķinu kontroles), kas jau datu ievades brīdī palīdz novērst iespējamās kļūdas un nodrošina tālāko darbību nepieciešamo rezultātu.
Lai vēl vairāk samazinātu cilvēciskā faktora ietekmi un paātrinātu darbu, tiek piedāvāta iespēja definēt kontējumu shēmas standarta saimniecisko operāciju uzskaitei. Ir iespējams izvēlēties jau piedāvāto kontējumu vai arī sarežģītu nestandarta operāciju gadījumā — norādīt savu kontējumu.
Ar grāmatojumu kontroles funkciju var salīdzināt pamata moduļos ievadītos datus ar virsgrāmatas datiem, ātri un vienkārši identificējot iespējamās kļūdas. Sistēmā tiek parādītas atšķirības starp dokumenta un virsgrāmatas summām, un lietotājs, novērtējot nesakritību iemeslu, var pieņemt lēmumu par nepieciešamo darbību veikšanu.
Vadības grāmatvedība
Moduļa pamata funkcionalitāte balstīta uz finanšu rezultātu manuālu pārdali pa izmaksu centriem vai pārdali atbilstoši lietotāju definētiem algoritmiem. Veicot izmaksu automātisku pārdali, tiek ņemti vērā lietotāja aprakstīti statistiskie rādītāji, kas raksturo katra izmaksu centra proporcionālo attiecību kopējā izmaksu plūsmā atbilstoši dažādiem parametriem, piemēram, cilvēku skaits struktūrvienībā vai ieguldītais darba apjoms (piemēram, darba stundas) konkrētā projektā. Šis sistēmas modulis operē ar finanšu grāmatvedības rezultātu, kas fiksēts grāmatvedības kontu plāna apgrozījumā par noteiktu mēnesi, neradot jaunas vērtības. Pārdales procesa rezultātā veiktie pārgrāmatojumi attiecas uz Vadības grāmatvedības kontu apgrozījumu un Finanšu pārskatiem, kurus atbilstoši vispārējai sistēmas funkcionalitātei iespējams aprakstīt, norādot, vai aprēķinā iekļaut Finanšu grāmatvedības vai Vadības grāmatvedības kontu apgrozījuma rezultātu. Finanšu kontu apgrozījumu un Finanšu pārskatu, kas aprakstīti, izmantojot tikai Finanšu grāmatvedības kontus, rezultātu Vadības grāmatvedības modulī veiktie pārdales grāmatojumi neietekmē. Aprakstot lietotāju lomas un tiesības darbam ar Vadības grāmatvedības moduli, tiek izmantoti vispārējie sistēmas Horizon drošības nosacījumi, kas ļauj definēt lietotājam konkrētas funkcijas un atļaujas veikt zināmas darbības.
Finanšu pārskatu veidošana
Grāmatvedības datu apkopošanai un analīzei Horizon Start piedāvā universālu finanšu pārskatu veidošanas mehānismu, kas nodrošina ērtu pārskatu aprakstu (piemēram, PVN deklarācijai, bilancei, uzņēmuma peļņas un zaudējumu aprēķinam, publiskā sektora iestādēm svarīgajiem ceturkšņa, gada pārskatiem). Uzņēmums var izmantot standarta finanšu pārskatus, tos modificējot vai papildinot, vai arī veidot savus konkrētiem mērķiem paredzētus pārskatus. Pārskatu veidošanai ir iespējams izmantot virsgrāmatā saimniecisko operāciju rezultātā uzkrāto informāciju, atlasot, apkopojot un grupējot to pēc dažādiem kritērijiem.
Finanšu pārskata mehānisma pamatā ir pārskata informācijas aprēķinu atdalīšana no aprēķinu attēlojuma. Veidojot jaunu pārskatu, definē finanšu posteni un apraksta tā aprēķinu, norādot kontu vērtības (sākuma vai beigu atlikumus vai apgrozījumus) un dažādas matemātiskās darbības starp tām. Veidojot finanšu pārskata attēlojumu, lietotājs definē, kā noteiktā izdrukas pozīcijā tiek attēloti aprēķinos noteiktie finanšu posteņi. Turklāt, definējot šādus attēlojumus, ir iespējams norādīt vajadzīgo kolonnu skaitu, piemēram, lai attēlotu finanšu datus par vairākiem periodiem.
Izmantojot virsgrāmatas datus, var veidot finanšu pārskatus, kas satur atšķirīgus datus un paredzēti dažādiem lietotājiem. Piemēram, izveidot pārskatus iesniegšanai Valsts ieņēmumu dienestā (bilance, peļņas vai zaudējumu aprēķins, nodokļu deklarācijas u.c.), kredītiestādē vai iekšējām organizācijas vajadzībām. Pārskatus iespējams veidot jebkurā no vēlamajām detalizācijas pakāpēm, piemēram:
- Par atsevišķiem vai visiem dažādu finanšu pārskatu posteņiem, kuros informācija tiek apkopota no grāmatvedības kontos uzkrātās informācijas;
-
Par jebkuru finanšu pārskatu posteni no kontu plāna dimensijās uzkrātās informācijas;
- Par jebkuru no definētiem budžeta posteņiem, analizējot to izpildi gan absolūtā, gan salīdzinošā vērtējumā.
Sistēma nodrošina pārskatu savstarpēju salīdzināšanas iespēju, tādā veidā ļaujot sekot tendencēm un analizēt dažādu rādītāju svārstību cēloņus.
Pamatdatu pārvaldība
Sistēma nodrošina Finanšu pārskatu aprēķina rezultātu eksportu no sistēmas ar mērķi importēt to centrālajā uzskaites vienībā, lai nodrošinātu apkopojošu atskaišu iegūšanu visā uzņēmumā. MS Excel formātā eksportētos pārskatus var turpināt apstrādāt jau ar šīs programmas līdzekļiem.
Virsgrāmatas atskaites un pārskati
Lietotājs var ērti un viegli iegūt virsgrāmatas datu kopsavilkumu, piemēram, kontu apgrozījumu, izmantojot sistēmas standarta atskaites. Visvienkāršākās, taču pietiekami pilnīgas atskaites var iegūt no kontu apgrozījuma atskaitēm, kuras var skatīt gan atsevišķi pa klientiem, gan vienlaicīgi par vairākiem lietotāju noteiktiem periodiem vai kontu korespondencēm. Lai novērtētu dažādu rādītāju izmaiņas noteiktā laika periodā, sistēma piedāvā izmantot kontu apgrozījuma dinamiku, kurai lietotājs var noteikt attēlojamos datus ar filtru palīdzību.
Sistēmā ir iespējams skatīt visu pirmdokumentu un grāmatojumu sarakstu. Lai atvieglotu šīs informācijas izmantošanu liela datu apjoma gadījumā, sistēmā var definēt atlases nosacījumus un atlasīt tikai konkrētam mērķim nepieciešamo informāciju.
