Izpildītājs veic sistēmas izvietošanu Visma mākonī un nosūta pasūtītājam informāciju par pieslēgšanās iespējām.

Ieviešot sistēmu, jau sākotnēji pasūtītāja vidē tiek uzstādīta sistēmas sākuma konfigurācija. Tā ir iepriekš sagatavota vide, kas ir veidota balstoties uz Visma līdzšinējo sistēmas ieviešanas pieredzi un tā, lai spētu nodrošināt galveno pamata grāmatvedības funkciju izpildi.
Sākuma konfigurācija ļauj ieviešanas procesu padarīt efektīvāku, samazināt projekta budžetu un ātrāk piegādāt lietojamu risinājumu. Pēc nepieciešamības sākuma konfigurācija var tikt papildināta un pielāgota konkrētās organizācijas uzskaites vajadzībām. Pielāgojumu veikšana var notikt atbilstoši līguma noteiktajam, veicot pasūtītāja procesu padziļinātu izpēti projekta sākumā, vai papildinot konfigurāciju pēc nepieciešamības jau sistēmas testēšanas posmā.

Ja projekts paredz pasūtītāja procesu padziļinātu izpēti, tad sistēmas konfigurācija tiek veidota atbilstoši izpētes intervijās norunātajam.

Projektos biežāk veikto konfigurācijas darbu piemēri:

• sistēmas uzstādījumu konfigurēšana (dokumentu tipu, kontējumu shēmu, numeratoru, uzskaites parametru, kontroles un vides parametru konfigurēšanu);
• pamata klasifikatoru izveide (kontu plāns, dimensijas, personāla pamatklasifikatori, samaksas un ieturējumu veidi, Nomenklatūru grupas, PL nolietojuma grupas, u.c. ar klientu izpētes gaitā saskaņoti klasifikatori).

Ja līgumā paredzēts, tiek veikti arī dažādi papildu ieviešanas darbi(darbi, par kuriem norēķins tiek veikts pēc faktiski patērētā laika), piemēram:

• Izdruku formu rediģēšana;
• Rīkojumu izveide;
• Lietotāju un lomu izveide;
• Administratīvo filtru izveide;
• Izskatu un filtru definēšana.

Ja līgums to paredz, tiek veikta pasūtītāja procesu izpēte projekta sākuma posmā, lai iepazītu uzņēmuma uzskaites procesus, uzskaites detalizācijas vajadzības, individuālas un specifiskas sistēmas konfigurācijas pielāgošanas nepieciešamību. Izpēte tiek organizēta intervijās ar Pasūtītāja atbildīgajām personām, sadalījumā pa tēmām, kas tiek saskaņotas izpētes procesā. Lai noskaidrotu sistēmā veicamās konfigurācijas apjomu, uzskaites pamatdatu detalizāciju un nianses, izpētes tiek pārrunāts pats process, tajā iesaistītie darbinieki, sagatavojamās informācijas detalizācijas pakāpe, rezultātā iegūstamās atskaites. Ņemot vērā līdzšinējās uzskaites sistēmas un ieviešamās uzskaites sistēmas iespējamās atšķirības, Pasūtītāja pusei ir jābūt gatavai veikt procesu izmaiņas, lai maksimāli efektīvi ar sistēmas sniegtajām iespējām panāktu vēlamo rezultātu.

Pēc intervijas tiek veiktas piezīmes par tikšanās reizē izrunāto un abpusēji nolemto. Šī informācija ir būtiska sistēmas konfigurācijai un vēlākai risinājuma testēšanai.

Datu pārnešana tiek veikta ar Horizon iestrādātām Excel veidnēm. Pasūtītājs ir atbildīgs par datu izguvi no iepriekšējās sistēmas un datu sakārtošanu Excel failos. Izpildītājs veic Pasūtītāja apmācību par veidņu aizpildīšanu, sniedz nepieciešamo atbalstu vai, ja par to atsevišķi vienojas, veic datu kārtošanu saskaņā ar Pasūtītāja norādēm

Datu sagatavošanas procesā jāņem vērā izpētes rezultātā saskaņotie klasifikatori un to vērtības, lai datu ienešana būtu tehniski iespējama.

Veic sagatavoto datu pārnešanu, izmantojot Excel veidnes. Ja dati veidnēs ir sagatavoti neatbilstoši uzskaites klasifikatoriem un pārnešana nav tehniski iespējama, Horizon sagatavo atklāto kļūdu failu.

Datu pārnešanas ietvaros tiek pārnesti sistēmas pamatdati un daļa sākuma atlikumu. Netiek migrēti vēsturiskie grāmatvedības dati vai dokumenti. Datu pārnešanas/kārtošanas apjoms ir atkarīgs no attiecīgā moduļa.

Tā kā procesā tiek izmantotas sistēmā iestrādātas datu pārnešanas veidnes, tad datu pārnešanu var veikt arī pasūtītājs patstāvīgi. Šī iemesla dēļ datu pārnešanai paredzētais darbu apjoms no Visma konsultantu puses var būt atšķirīgs dažādos projektos, jo ir tiešā veidā saistīts ar pasūtītāja iesaisti procesā.

Atkarībā no organizācijas lieluma un ieviešanas projekta sarežģītības, projektos var tikt atsevišķi izdalīta risinājuma testēšana, lai vēl pirms sistēmas lietošanas uzsākšanas pārliecinātos par risinājuma atbilstību Pasūtītāja uzskaites prasībām. Risinājuma testēšanu Pasūtītājs veic patstāvīgi vai ar Izpildītāja atbalstu. Veicot izskatīšanu kopīgi ar Izpildītāju, tiek veikta Pasūtītāja galveno lietotāju iepazīstināšana ar sistēmas darbības principiem, kā arī nepieciešamības gadījumā tiek veikta apmācība par sistēmas administrēšanu. Risinājuma testēšanas procesā ir jāiesaista Pasūtītāja galvenie sistēmas lietotāji, kas var pieņemt lēmumu par procesu uzskaiti un vajadzības gadījumā par nepieciešamo konfigurācijas maiņu. Ja risinājuma testēšanas procesā tiek identificēta nepieciešamība mainīt konfigurāciju, izpildītāja konsultants veic izmaiņas sistēmas konfigurācijā.

Akcepttestēšanas procesā var tikt izmantots akcepttesta protokols, ja līgums paredz tāda sagatavošanu un projektā ir veikta pasūtītāja procesu padziļināta izpēte.

Projekta ietvaros risinājuma testēšanas procesā veicamo izmaiņu apjoms nav neierobežots. Galvenā šī procesa nozīme ir pārliecināties par to, ka veikta sistēmas konfigurācija spēj nodrošināt izpētē pārrunātos procesus. Tiek pieņemts, ka izpētes rezultātā pastāv iespēja informāciju interpretēt atšķirīgi, tāpēc testēšanas procesā šīs neatbilstības tiek identificētas un novērstas. Tomēr gadījumā, ja izskatīšanas procesā pasūtītājs maina iepriekš pārrunāto procesu vai kādu no iepriekš izteiktajām prasībām, tad šādas izmaiņas ir izvērtējamas kā izmaiņu pieprasījums, par kura realizāciju lemj atsevišķi projekta vadības līmenī.

Apmācības tiek organizētas uzņēmumam atbilstošākajā veidā. Pieejamas dažādas iespējas:

• Lietotāju apmācība kursos (grupās pa 10 cilvēkiem, klātienē klasē vai attālināti virtuālā vidē ar dalībnieku līdzdarbošanos sistēmā). Ar semināru tēmām un mācību grafiku iiespējams iepazīties Visma mājas lapā.
• Video apmācību platforma, kurā apgūt pamatsistēmas lietošanu patstāvīgi.
• Lietotāju konsultācijas un atbalsts. Pēc sākuma konfigurācijas uzstādīšanas vai individuālas konfigurācijas pabeigšanas tiek uzsākta lietotāju apmācība par pamatdatu ievadi, dokumentu izveidi, ikmēneša procesiem, pārskatiem utt. Apmācību procesā vēlams iesaistīt sistēmas galvenos lietotājus, kas var sniegt atbalstu arī citiem sistēmas lietotājiem.
• Instrukciju izveide lietotājiem atsevišķu procesu ievadei sistēmā.
• Publiskā sektora iestādēm ir iespēja abonēt piekļuvi vienotajam publiskā sektora vadlīnijām, kas apraksta dažādu procesu uzskaites labāko praksi sistēmā (kas tiek ņemtas par pamatu arī pašas sistēmas ieviešanas procesā).
• Uzņēmumi kā apmācību materiālu var izmantot arī sākuma konfigurācijas apraksts, kas tiek nodrošināts līdz ar sistēmas uzstādīšanu.

Lai nodrošinātu sekmīgu sistēmas ieviešanu, darbu process, iesaistītās puses un to gaidas ir jāvada. Izvēloties katram projektam piemērotāko projekta pārvaldības metodi - klasisko ūdenskrituma (Waterfall) vai spējo iteratīvo (Agile) - piedāvājam sekojošus projekta vadības posmus:

• Inicializācijas process – pēc līguma parakstīšanas tiek formāli atzīts jauns projekts, kā arī tiek dota atļauja gan Izpildītāja, gan Pasūtītāja puses resursu izmantošanai projekta ietvaros, tiek formēta komanda un uzstādīts sasniedzamais rezultāts.
• Plānošanas process – tiek definēts, kas būs jādara, kā tiks sasniegti mērķi, kurš un kad veiks nepieciešamās aktivitātes. Informācija par plānoto projekta gaitu tiek apkopota projekta plānā. Plāns var tikt sastādīts kā visam projektam kopumā, tā katram atsevišķam etapam - tas atkarīgs no metodes, kāda tiek izvēlēta projekta pārvaldībā. Plānošanas process neapstājas brīdī, kad tiek uzsākta darbu realizācija, plānošana notiek nepārtraukti, jo ārējie faktori, kā arī projekta iekšējā vide var mainīties.
• Realizācijas process – tiek organizētas un koordinētas sistēmas ieviešanas aktivitātes.
• Kontroles process – tiek mērīta un kontrolēta atbilstība starp plānoto un realizēto darba apjomu. Pasūtītājs apstiprina nodevumu piegādi.
• Noslēgšanas process – tiek slēgta un saglabāta projekta dokumentācija. Pasūtītājs apstiprina projekta beigas.

Atbilstoši projekta saturam un sarežģītībai ir jāizvēlas optimālais projekta pārvaldības modelis un veicamo aktivitāšu kopums, lai tas būtu samērojams ar ieviešamo darbu apjomu un kalpotu galvenajam mērķim - nodrošināt, ka tiek sasniegts projekta uzstādītais mērķis.

Projekta vadība ir process, kas tiek veikts gan no Visma puses, gan no pasūtītāja puses, un veiksmīga projekta rezultāta sasniegšanai projekta vadība un uzraudzība pasūtītāja pusē ir izšķiroši svarīga. Īpaši svarīga tā ir projektos, kad sistēmas ieviešana var būt saistīta ar uzskaites procesu maiņu un nepieciešama arī pārmaiņu vadība organizācijā. Šādos gadījumos ir būtiska pasūtītāja vadības iesaiste projekta pārraudzībā.

Projekta gaitas pārraudzībai tiek piedāvāts izveidot šādu projekta organizatorisko struktūru:

• Vadības komiteja – vadības komitejā ietilpst Pasūtītāja vidējā un augstākā līmeņa vadītāji, kuru uzdevums ir pārraudzīt projekta gaitu un pieņemt lēmumus, kas saistīti ar budžeta, laika vai apjoma izmaiņām. Vadības komitejai ir jānodrošina lēmumu pieņemšana, kas tieši attiecas uz Pasūtītāju un tādējādi ietekmē projekta gaitu.
• Projekta vadītājs – Pasūtītāja pusē ir jābūt projekta vadītājam, kurš koordinē, organizē un kontrolē projekta aktivitātes, kuras ir jāveic Pasūtītāja pusē.
• SIA Visma Enterprise projekta vadītājs – projekta vadītāja uzdevums ir realizēt līguma nosacījumus, plānot un koordinēt projekta aktivitātes, lai sasniegtu kopējos projekta mērķus. Projekta vadītājs ziņo vadības komitejai par projekta progresu un atbild par ieviešanas procesu kopumā.