Horizon ieviešanas process

Lai nodrošinātu veiksmīgu projekta realizāciju, pirms darba sākšanas veic rūpīgu plānošanu.

• Ieviešanas plāns: definē un savstarpēji saskaņo veicamo darbu sarakstu, termiņus un nepieciešamos resursus.
• Komanda: izveido darba grupu ar abu pušu pārstāvjiem, lai nodrošinātu nepārtrauktu komunikāciju.
• Mērķi: definē un saskaņo projektā sasniedzamos rezultātus.

Jau procesa sakumā sistēma tiek izvietota Horizon mākoņrisinājumā, nodrošinot klientam pēc iespējas ātrāku piekļuvi risinājumam. Tiek uzstādīta standarta Horizon vide, kas balstīta labākajā grāmatvedības praksē, padarot procesu efektīvāku un samazinot izmaksas. Pēc sistēmas izvietošanas klienta pārstāvim tiek nosūta informācija par pieslēgšanās iespējām.

Šajā posmā konsultanti padziļināti iepazīst uzņēmuma specifiku un uzskaites procesus.

• Tematiskās intervijas: izpētes intervijas ar atbildīgajām personām par konkrētām tēmām (piemēram, personāla uzskaite, rēķinu apstrāde).
• Vajadzību definēšana: izpētes interviju laikā noskaidrojam, kāda detalizācija un atskaites uzņēmumam nepieciešamas. 
• Procesu optimizācija: izpētes intervijas bieži atklāj vēsturiskus paradumus, kas vairs nav efektīvi. Aicinām klientu izvērtēt esošos paradumus un būt atvērtam izmaiņām, lai izmantotu visas sistēmas sniegtās iespējas.
• Dokumentēšana: interviju piezīmes nodrošina pamatu vēlākai sistēmas konfigurācijai un testēšanai.

Balstoties uz izpētes rezultātiem, tiek pielāgota sākotnēji uzstādītā sistēmas vide.

• Sistēmas uzstādījumu konfigurēšana: dokumentu tipu, kontējumu shēmu, numeratoru, uzskaites parametru, kontroles un vides parametru konfigurēšana u.c.
• Pamata klasifikatoru izveide: kontu plāns, dimensijas, personāla pamatklasifikatori, samaksas un ieturējumu veidi, nomenklatūru grupas, pamatlīdzekļu nolietojuma grupas u.c.‍
• Papildu pielāgojumi: ja līgumā paredzēts, tiek rediģētas izdruku formas, veidoti administratīvie filtri, rīkojumi, lietotāju lomas, izskatu un filtru definēšana u.c. darbi.

Lai veiksmīgi pārietu uz jaunu sistēmu, svarīgi sakārtot datus.

• Datu veidnes: datu pārnešanu veic, izmantojot Horizon iestrādātās MS Excel veidnes. 
• Datu izguve un kārtošana: klienta uzdevums ir izgūt datus no iepriekšējās sistēmas un ievietot tos MS Excel veidnēs.
• Atbalsts: konsultanti nodrošina apmācību un atbalstu datu kārtošanas un ielādes procesā.
• Datu migrācija un pārbaude: kad dati sagatavoti, veic aizpildīto veidņu ielādi sistēmā. Horizon automātiski pārbauda datu pareizību. Ja tiek konstatētas neatbilstības, sistēma sagatavo kļūdas paziņojumu, kas ļauj operatīvi veikt labojumus un atkārtot datu ielādi.  
• Migrējamo datu apjoms: pārnesam sistēmas pamatdatus (piemēram, klientu sarakstu, darbinieku kartītes, pakalpojumu sarakstu) un sākuma atlikumus. Svarīgi ņemt vērā, ka vēsturiskie grāmatvedības dati un dokumenti netiek migrēti. Tie parasti paliek iepriekšējās sistēmas arhīvā.

Tā kā procesā tiek izmantotas Horizon iestrādātās veidnes, tad datu pārnešanu var veikt arī klients patstāvīgi. Šī iemesla dēļ datu pārnešanai paredzētais darbu apjoms no mūsu konsultantu puses var būt atšķirīgs dažādos projektos, jo ir tiešā veidā saistīts ar klienta iesaisti procesā.

Izskatīšanas posma mērķis ir pārliecināties, ka Horizon konfigurācija atbilst uzņēmuma biznesa procesiem un izpētes sarunu laikā definētajām vajadzībām. Izpētes rezultātā pastāv iespēja informāciju interpretēt atšķirīgi, tāpēc testēšanas laikā šīs neatbilstības tiek identificētas un novērstas. 

Klienta galvenie lietotāji tiek iepazīstināti ar sistēmas darbības principiem, kā arī nepieciešamības gadījumā saņem apmācību par sistēmas administrēšanu.  

Risinājuma izskatīšanā un testēšanā piedalās Horizon lietotāji, kuri vislabāk pārzina uzņēmuma procesus. Ja testēšanas rezultātā secina, ka ir nepieciešams mainīt Horizon konfigurāciju, konsultants operatīvi veic izmaiņas produkcijas vidē.

Apmācības organizē uzņēmumam atbilstošākajā veidā. Pieejamas dažādas apmācību iespējas.

• Lietotāju apmācība kursos (grupās līdz 10 cilvēkiem). 
• Video apmācību platforma, kurā lietotājiem iespējams patstāvīgi apgūt pamatsistēmas lietošanu.

• Lietotāju konsultācijas un atbalsts. Pēc sākuma konfigurācijas uzstādīšanas vai individuālas konfigurācijas pabeigšanas tiek uzsākta lietotāju apmācība par pamatdatu ievadi, dokumentu izveidi, ikmēneša procesiem, pārskatiem utt. Apmācību procesā vēlams iesaistīt sistēmas galvenos lietotājus, kas var sniegt atbalstu arī citiem sistēmas lietotājiem.
• Instrukciju izveide lietotājiem atsevišķu procesu ievadei sistēmā.
• Publiskā sektora iestādēm ir iespēja abonēt piekļuvi vienotām publiskā sektora vadlīnijām, kas apraksta dažādu procesu uzskaites labāko praksi sistēmā (kas tiek ņemtas par pamatu arī pašas sistēmas ieviešanas procesā).
• Uzņēmumi kā apmācību materiālu var izmantot arī sākuma konfigurācijas apraksts, kas tiek nodrošināts līdz ar sistēmas uzstādīšanu.

Pēc sekmīgas testēšanas un apmācībām uzņēmums gatavs uzsākt produktīvu Horizon lietošanu.

• Atbalsts ikdienas darbā: sākot patstāvīgu sistēmas lietošanu, var rasties papildu jautājumi vai nepieciešamība veikt nelielas konfigurācijas izmaiņas. Abonējot pieejamās atbalsta iespējas, Horizon konsultanti joprojām būs pieejami.‍
• Apmācības: ikvienam Horizon lietotājam ir iespēja papildināt zināšanas un prasmes Horizon lietošanā, izmantojot dažādas apmācību iespējas.

Horizon ieviešana nav tikai tehnisks process – tā ir mērķtiecīga sadarbība. Projekta vadība notiek visa procesa laikā, nodrošinot kontroli pār budžetu, laiku un apjomu.

• Regulāras statusa sanāksmes: lai ieviešanas process notiktu raiti, rīkojam regulāras statusa sanāksmes. To laikā aktualizējam ieviešanas plānu un vienojamies par darbiem. Tāpat atklāti pārrunājam iespējamos ieviešanas riskus un savlaicīgi vienojamies par rīcību to novēršanai.
• Pārmaiņu vadība un stratēģiskais atbalsts: ja sistēmas ieviešana prasa esošo procesu maiņu, izšķiroša loma ir uzņēmuma vadības iesaistei. 

Veiksmīgai Horizon ieviešanai nepieciešama aktīva iesaiste no abām pusēm.

• Klienta projekta vadītājs koordinē iekšējos resursus, organizē darbinieku iesaisti, datu sagatavošanu un kārtošanu, kontrolē aktivitātes klienta pusē. 
• ‍Horizon ieviešanas projekta vadītājs atbild par līguma nosacījumu izpildi, Horizon konsultantu iesaisti, ieviešanas plāna aktualizēšanu u.tml. Projekta vadītāja uzdevums ir sasniegt izvirzītos mērķus, nodrošinot kvalitatīvu ieviešanas procesu no sākuma līdz pat noslēgumam.