ERP sistēmas maiņa – tas nav tik sarežģīti kā šķiet

Iemesli, kuru dēļ uzņēmumi izvēlas mainīt savu esošo ERP sistēmu, mēdz būt dažādi. Ir organizācijas, kuru esošā sistēma vairs nespēj nodrošināt biznesa vajadzības, mēdz būt neapmierinātība ar klientu atbalstu, jaunu uzņēmuma īpašnieku diktētas prasības un citi faktori. Nereti ir situācija, kad mainoties sistēmas ražotāja noteiktajiem uzturēšanas nosacījumiem vai rodoties nepieciešamībai pāriet uz jaunu versiju, sistēmas izmantošanas izmaksas kļūst neadekvāti augstas, tādejādi mudinot uzņēmumus domāt par jaunas sistēmas izvēli.

Lai gan ERP sistēmas maiņa tradicionāli asociējas ar lielām izmaksām, ir vērts palūkoties uz šo procesu kā iespēju, nevis apgrūtinājumu. Izmaksu samazināšanai jaunās sistēmas piegādātājs var piemērot īpašus nosacījumus, savukārt ieguvumi var ievērojami pārsniegt izmaksas.

Viens no būtiskākajiem ieguvumiem, pārejot uz jaunu ERP sistēmu, ir biznesa procesu sakārtošana.

Ja esošā ERP sistēma ir ieviesta pirms vairāk kā pieciem gadiem, ļoti iespējams, ka procesi, kas ar tās palīdzību ir automatizēti, ir jau novecojuši. Jaunas sistēmas ieviešana ļauj uz procesiem palūkoties no jauna un ieraudzīt tajos uzlabojumu iespējas. Pat ja uzņēmumam šķiet, ka esošā sistēma strādā gana labi, parasti ir iespējams atrast uzlabojumu iespējas, kas rezultātā ietaupa laiku un resursus.

Un tomēr – katras pārmaiņas rada bažas.

1. Kādas būs jaunās sistēmas uzturēšanas izmaksas?

Tas ir būtisks jautājums jebkuram uzņēmējam. Izmaksu prognozējamība ir viens no svarīgākajiem faktoriem, kas jāņem vērā, pieņemot lēmumu par sistēmas maiņu. Neviens uzņēmējs nevēlas saskarties ar situāciju, ka pēkšņi atklājas, ka sistēma, kas ik gadu prasījusi nelielus ieguldījumus, pēkšņi ir jāatjauno par summu, kas rakstāma pieciem cipariem. Šo risku iespējams kontrolēt, izvēloties sistēmu ar skaidru un vienkāršu uzturēšanas politiku, kas paredz iespēju izmantot jaunākās programmas versijas bez dārgas papildus ieviešanas maksas.

Lasīt vairāk: RVS Horizon koda uzturēšanas principi

2. Kas notiks ar datiem, kas šobrīd ir manā ERP sistēmā?

Lēmumu pieņemšanai ir svarīgi dati, tāpēc ir labi saprotamas uzņēmumu bažas par datu pazaudēšanu, mainot savu ERP sistēmu. Modernas ERP sistēmas piedāvā viegli izveidojamas Excel veidnes, kas ļauj vecajā sistēmā esošos datus pārnest uz jauno sistēmu. Bieži uzņēmumi arī izmanto šo brīdi datu sakārtošanai, uzsākot darbu jaunajā sistēmā ar ticamiem un kārtīgiem datiem.

3. Kas notiks ar esošajiem integrācijas risinājumiem?

Maz ir uzņēmumu, kas izmanto tikai vienu biznesa sistēmu. Vairumā gadījumu tās ir dažādas un daudzi uzņēmumi ir izveidojuši risinājumus, kas ļauj šīm dažādajām sistēmām “saprasties” un apmainīties ar informāciju. Bieži vien šie integrācijas risinājumi ir kā veci čemodāni – lietošanā un uzturēšanā neērti, tomēr tajos ieguldīts tik daudz, ka žēl tos pamest.

Tomēr nereti tieši iespēja izmantot mūsdienīgus integrācijas risinājumus ir iemesls, kāpēc uzņēmumi izvēlas jaunu ERP sistēmu. Piemēram, ERP Horizon izmantotā standartizētā integrācijas platforma REST, ļauj efektīvi integrēt citas biznesa aplikācijas ar Horizon. Tas notiek izmantojot populārākas izstrādes valodas un to var veikt gan Horizon pārstāvji, gan klienta pieaicināti citi izstrādātāji. REST interfeiss tiek uzturēts, kas ļauj mazāk uztraukties par turpmāku datu apmaiņas uzturēšanu.

Lasīt vairāk: Kvantitatīvs lēciens integrācijas nodrošināšanā – integrācijas platforma ar REST atbalstu

4. Kā notiks jaunās sistēmas ieviešana?

Jaunas sistēmas ieviešana prasa zināmu laika un resursu ieguldījumu no visām iesaistītajām pusēm, tomēr, pareizi vadīts, šis process atmaksājas. Visefektīvāk pārliecināties, cik pamatotas ir bažas par ieviešanas procesa sarežģītību, var iepazīstoties ar potenciālā sistēmas ieviesēja komandu un iepriekšējo pieredzi. Palūdziet, lai sistēmas ieviesējs jūs iepazīstina ar citiem uzņēmumiem, kuriem konkrētā sistēma jau ir ieviesta.

Lasīt vairāk: Horizon ieviešana.

Jaunas ERP sistēmas ieviešana ir lēmums, kas jāapsver rūpīgi, tomēr tas nav lēmums, ko pārāk ilgi atlikt, samierinoties ar vecās sistēmas nepilnībām un baidoties no riskiem, kas patiesībā ir kontrolējami.

Lasīt vairāk: 10 jautājumi, ko uzdot, izvēloties jaunu ERP sistēmu.