Būtiskākie stresa avoti grāmatvežu ikdienas darbā: aptaujas rezultāti un iespējamie risinājumi

Straujās izmaiņas biznesa vidē un sarežģītā likumdošana grāmatvežu darbu padara arvien izaicinošāku. Septembra sākumā Visma grāmatvedības komūnā nozares profesionāļiem vaicājām: “Kādi šobrīd ir būtiskākie stresa avoti jūsu ikdienas darbā?” 11. septembrī aptauja bija saņēmusi 253 atbildes un atklāja, ka grāmatvežu galvenie stresa avoti šobrīd ir likumdošanas izmaiņas (34%), novēloti vai kļūdaini dokumenti (19%) un neskaidri uzrakstīti normatīvie akti (12%). Šajā rakstā apkopojām metodes, kas palīdz tikt galā ar šiem izaicinājumiem, tādējādi mazinot stresa līmeni. Izpēti piedāvātās metodes un atbildi uz pašnovērtējuma jautājumiem, lai iegūtu iedvesmu jauniem paradumiem!

Likumdošanas izmaiņas un neskaidri normatīvie akti

Visbiežāk (34%) grāmatveži norāda uz likumdošanas izmaiņām kā galveno stresa avotu. Kā trešo satraucošāko izaicinājumu aptaujas dalībnieki paši pievienojuši un balsojumā izvirzījuši neskaidrus normatīvos aktus (12%). 

Likumi mainās gana bieži, un grāmatvežiem jābūt gataviem ātri pielāgoties, lai nodrošinātu atbilstību jaunajām prasībām. Atbildība ir liela, bet jaunie noteikumi ne vienmēr ir uzreiz skaidri. Rīki šo abu populāro izaicinājumu efektīvai risināšanai ir līdzīgi:

Regulāra izglītošanās. Acīmredzams un neaizstājams risinājums – sekošana jaunumiem nodokļu un grāmatvedības likumdošanā, lasot nozares izdevumus un piedaloties semināros vai kursos. Zināšanu atjaunošana palīdz sagatavoties izmaiņām pirms tās tiek ieviestas.

Tehnoloģiju atbalsts. Būtisku atvieglojumu iespējams gūt izmantojot programmatūras, kas seko līdzi aktualitātēm Latvijā, automātiski atjaunina likumdošanas prasības un palīdz pielāgot jūsu grāmatvedības procesus.

Sadarbība ar kolēģiem. Ļoti noderīgi apmainieties pieredzē ar citiem grāmatvežiem, lai saprastu, kā viņi pielāgojas jaunām likumdošanas prasībām. Aktīva saziņa ar citiem amata brāļiem un māsām gan ir ļoti praktiska, gan vienlaicīgi cilvēcīgi palīdz justies mazāk vientuļi savos ikdienas izaicinājumos. Ja neesat daļa no plašākas grāmatvedības nodaļas vai uzņēmuma, noderīgas var būt jau pieminētās apmācības, kurās klātienē iespējams satikt citus nozares profesionāļus, gan ļoti būtisku atsvaru var dot tiešsaistes forumi.

Novēloti vai kļūdaini dokumenti 

Kļūdaini vai novēloti iesniegti dokumenti no klientiem vai kolēģiem rada stresu, jo tie kavē darbu plānu un bieži var novest pie termiņu neievērošanas.

Iespējamie risinājumi:

Procesu digitalizācija. Ja organizācija atbrīvojas no papīra dokumentu plūsmas, tad digitālo dokumentu aprite, labošana, skaņošana notiek daudz ātrāk un pārskatāmāk. 

Skaidra komunikācija. Vērts regulāri pārskatīt komunikāciju ar klientiem un kolēģiem, pārliecinoties, vai visi iesaistītie ir informēti par to, kas no viņiem tiek sagaidīts, kā arī ir noteikti skaidri un stingri termiņi katram konkrētajam dokumentam. Vai kolēģiem pieejamā informācija ir aktuāla? Vai klientam ir zināmas iespējamās sekas, ja termiņi netiek ievēroti?

Automatizētas atgādinājumu sistēmas. Izmantojot programmatūru, kas automātiski nosūta atgādinājumus par nepieciešamo dokumentu iesniegšanu, var būtiski palīdzēt gan kolēģiem, gan sev. Labākās grāmatvedības programmas piedāvā pašapkalpošanās risinājumus, kas palīdz ar šo procesu.

Standartizēti procesi. Ir vērts sev izveidot standartizētas rutīnas, lai pārbaudītu un labotu kļūdas dokumentos pirms to pieņemšanas.

Ikvienai profesijai ir savi izaicinājumi, un grāmatvedība nav izņēmums. Kaut arī grāmatvežiem bieži ir jāsaskaras ar tādiem izaicinājumiem kā likumdošanas izmaiņas un kļūdaini iesniegti dokumenti, ir gana daudz veidu, kā šos stresa avotus mazināt.