Vai darba līgumus drīkst parakstīt elektroniski?

‍Visaptverošā digitalizācija un tehnoloģiskā attīstība mainījusi daudzus cilvēces priekšstatus un ieradumus, taču daži ir iesakņojušies tik dziļi, ka no tiem atbrīvoties ir ārkārtīgi grūti. Pat tad, kad tie kļūst traucējoši. Šādi mīti ir arī personāla vadības jomā un viens no aizspriedumiem skar līguma lietas. Proti, lielā daļā uzņēmumu joprojām pastāv uzskats, ka līgumiem ar darbiniekiem jābūt vienīgi papīra formā un parakstītiem ar pildspalvu.

Joprojām paraksta ar tinti

To apstiprināja arī Visma veiktais pētījums, kurā aptaujājām 197 respondentus visā Latvijā. Tajā noskaidrots, ka 53% uzņēmumos un iestādēs joprojām darba līgumi tiek parakstīti tradicionālā veidā. Tie tiek izdrukāti uz papīra un parakstīti ar roku – kā no uzņēmuma vadības, tā darbinieka puses.

Jāuzsver, ka īpaši konservatīvi ir tieši uzņēmumi. Privātajā sektorā 81% kā vienīgo veidu līguma noslēgšanā ir norādījis dokumentu ar pašrocīgu parakstu. Savukārt publiskajā sektorā šādu atbildi ir snieguši 18%.

No aptaujas rezultātiem var noprast, ka runa nav tikai par ieradumu, bet gan zināšanām. Piektajā daļā no visiem aptaujātajiem uzņēmumiem personāla speciālisti ir pārliecināti, ka papīra dokuments ir vienīgais likuma pieļautais veids. Publiskajā sektorā zināšanu līmenis šajā jautājumā ir krietni augstāks.

Likums neaizliedz digitālus līgumus

«Darba likumā nav tiešas norādes, ka darba līgums tiks uzskatīts par noslēgtu rakstveidā, ja tas būs noslēgts elektroniski ar drošu, elektronisko parakstu, tomēr tas, ka šādā veidā var noslēgt arī darba līgumu, izriet no citiem tiesību aktiem. Regulas Nr. 910/2014/ES trešā panta 35. punkta izpratnē «elektronisks dokuments» ir jebkāds saturs, kas tiek glabāts elektroniskā formātā.

Savukārt Elektronisko dokumentu likuma 3. pants nosaka, ka prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir elektroniskais paraksts un elektroniskais dokuments atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām. Elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts,» skaidro pieredzējusi personāla speciāliste, sertificēts profesionālais koučs Mg. HR Inese Sila, «līdz ar to ir jāsecina, ka arī darba līgumu var parakstīt elektroniski ar drošu elektronisku parakstu, bet ieteicams darba līgumā norādīt, ka darba devējs un darbinieks ir vienojušies, ka šādu darba līgumu var parakstīt elektroniski ar drošu elektronisko parakstu. Jāņem vērā, ka darba līgums abām pusēm jāparaksta vienādi. Tas nozīmē – vai nu pašrocīgi vai elektroniski».

Darba līgums abām pusēm jāparaksta vienādi. Tas nozīmē – vai nu pašrocīgi vai elektroniski!

Mg. HR Inese Sila

Arī Valsts darba inspekcijas vērtējumā ar darba tiesiskajām attiecībām saistīto procesu dokumentēšanā (tajā skaitā, darba līgumam, darba līguma grozījumiem) darba devējs var izmantot ne tikai dokumentus, kas parakstīti ar personiskiem parakstiem (papīra formā), bet arī kā elektroniskos dokumentus, ar noteikumu, ka tiek nodrošinātas dokumenta juridiskā spēka prasības un elektroniskus dokumentus regulējošo normatīvo aktu prasības.

Tomēr, arī Valsts darba inspekcijas Klientu atbalsta nodaļas vadītāja Dace Stivriņa vērš uzmanību tam, ka, ja ar darba tiesiskajām attiecībām saistīto procesu dokumentēšanā tiek izmantots elektroniskais paraksts (nevis drošs elektroniskais paraksts), par šādu iespēju saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 3. panta otro daļu darba devējam un darbiniekam rakstveidā jāvienojas – minētā vienošanās jānoslēdz rakstveidā un jāparaksta ar personisko parakstu (papīra formā), vai drošu elektronisko parakstu (elektroniskā formā).

Dokumenta izstrādātājiem (līgumslēdzējiem) jāizvēlas, vai dokumenta oriģināls būs papīra dokuments, vai elektronisks dokuments. Valsts darba inspekcijas vērtējumā nav iespējams iegūt dokumenta oriģinālu, ja viena no līgumslēdzējpusēm to paraksta ar pašrocīgu parakstu, bet otra – ar drošu elektronisku parakstu. Dokumenta oriģināla neesības apstākļos nav iegūstams arī tā juridiskais spēks. Līdz ar to, ja puses izvēlas darba līgumu vai tā grozījumus parakstīt ar drošu elektronisko parakstu, tad šī prasība jāizpilda abām pusēm.

Dokumenta izstrādātājiem (līgumslēdzējiem) jāizvēlas, vai dokumenta oriģināls būs papīra dokuments, vai elektronisks dokuments.

Valsts darba inspekcija

Inese Sila no savas pieredzes iesaka uzņēmumu vadītājiem nodrošināt darbiniekus ar elektronisko parakstu un apmācībām tā lietošanā, jo tad viss uzņēmums var pāriet uz digitālu dokumentu apriti.

IT uzņēmumos – digitāla dokumentu aprite

Tehnoloģiju uzņēmumam Tet ir ļoti laba pieredze līgumu elektroniskā parakstīšanā, jo uzņēmumā ir ieviesta pilnībā elektroniska lietvedība. Katram jaunam darbiniekam tiek prasīts nokārtot elektronisko parakstu, lai dokumentu aprite notiktu maksimāli ātri un efektīvi.

«Elastīgās darba vides koncepts Tet tika ieviests jau 2019. gada beigās, tādēļ Tet darbiniekiem pāreja uz attālināto darbu pandēmijas laikā bija salīdzinoši vienkārša un ātra. Katrs paņēma savu datoru un turpināja strādāt no mājām. Tehniski un tehnoloģiski darbiniekiem jau bija iespēja sākt dokumentus parakstīt elektroniski, tāpēc pandēmijas sākumā aicinājām sadarbības partnerus ieviest elektronisko dokumentu apriti.

Attālinātā darba apstākļos fiziskie papīri bija kļuvuši par traucēkli, jo, lai tos parakstītu, bija jābrauc uz biroju un tas prasīja papildus laiku. Darbinieku apmācībai e-paraksta lietošanā izmantojām video, lai prakstiski parādītu, ka dokumentu elektroniska parakstīšana ir vienkārša un ērta. Pateicoties pārdomātai komunikācijai un dokumentu aprites procesu izmaiņām, ātri tika sasniegta lietotāju kritiskā masa, lai pilnībā pārietu uz elektronisko dokumentu, tajā skaitā personāla, apriti,» digitālo transformāciju atceras Ingrīda Rone, cilvēku un darba vides eksperte, LPVA valdes locekle.

"Darbinieku apmācībai e-paraksta lietošanā izmantojām video, lai prakstiski parādītu, ka dokumentu elektroniska parakstīšana ir vienkārša un ērta."

Ingrīda Rone, cilvēku un darba vides eksperte, LPVA valdes locekle.

«Mūsu uzņēmumā līgumus elektroniski esam parakstījuši ar aptuveni 98% darbinieku, un ir tikai neliela daļa strādājošo, kuriem kaut kādu apsvērumu dēļ nepieciešami izdrukātie dokumenti. Tā kā Visma ir IT kompānija un darbiniekiem ir augstas komunikācijas tehnoloģiju prasmes, ar digitālo risinājumu izmantošanu problēmu nav. Izmantojam gan VAS Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs uzturēto eParakstu, gan Dokobit risinājumu ar Smart-ID autentifikācijas metodi,» pieredzē dalās Visma Enterprise personāla direktore Ineta Juškēviča.

Viņa uzsver, ka īpaši strauju pāreju uz elektroniski parakstītiem līgumiem uzņēmums piedzīvoja 2020. gada pavasarī. Pandēmijas rītausmā darbiniekiem martā tika noteikts attālinātais darbs, taču aprīlī uzņēmumā parasti notiek darba algas pārskatīšana. Lai tiktu pie algas pielikuma, jāparaksta vienošanās. Tā kā ikviens vēlas vairāk naudas, vairākums darbinieku ātri nokārtoja elektroniskā paraksta tiesības un jau pirmajā gadā 70% strādājošo vienošanos ar algas palielināšanu parakstīja elektroniski.

‍